數(shù)字檔案管理是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔案管理的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案管理模式，是對傳統(tǒng)檔案管理的升級，是“第二代”或“升級版”的檔案管理。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否可以將檔案進行有效管理。可以說提升數(shù)字檔案管理，是實現(xiàn)我國檔案工作現(xiàn)代化，把我國建成檔案強國的一項迫切任務和重要內(nèi)容。
數(shù)字檔案管理具備獨有的特點與功能：
1. 檔案資源“數(shù)字”化。數(shù)字檔案管理以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案室的基本特征。
2. 檔案實體“虛擬化”。通過對紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進行管理和規(guī)范。

3. 檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務流程、標準規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。
4. 信息傳遞網(wǎng)絡化。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)依附于網(wǎng)絡而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。
5. 檔案利用知識化。數(shù)字檔案將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來，以動態(tài)分布的方式為用戶提供服務，實現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉變。